Соляник

Ключові правила електронного листування

Електронне листування є невід’ємною частиною офіційного ділового документообігу. А діловий лист – це своєрідний психологічний портрет відправника, його візитна картка, а також частина іміджу і репутації компанії. Тому кожному з нас не зайве знати і, головне, дотримуватися рекомендацій електронного листування.

Вказуйте тему  електронного листа

Саме за цим критерієм зайнята людина приймає рішення, який лист йому відкрити першим. Крім того, це правило електронного листування дозволяє знайти співрозмовнику потрібний лист серед потоку кореспонденції.

Не забувайте про звернення і привітання

Саме з цього і потрібно починати лист. Робити це краще в такій формі: «Добрий день, ім’я (по батькові) адресата». Якщо лист адресовано групі людей, можна використовувати збірне слово: «Шановні панове!» Або «Колеги!». Без звернення можна обійтися тільки в разі інтенсивного листування в режимі «питання-відповідь», як при спілкуванні в Скайпі.

Пам’ятайте, що локонічність - сестра таланту

Якщо предмет листа вимагає пояснень і подробиць, вкажіть необхідні параметри. Однак не лийте при цьому зайву «воду», пишіть конкретно. Ідеальним варіантом буде невеликий лист, в якому Ви домовитеся з адресатом про телефонну розмову або про зустріч, на якій Ви зможете обговорити всі деталі.

Стиль листа – діловий, тон – нейтральний

На відміну від очного спілкування, розмови по телефону, Ваш адресат не тільки вас не бачить, але і не чує. Ви не можете доповнити свої слова виразом обличчя, інтонацією, іншими невербальними сигналами. Тому строго дотримуйтеся цього правила ділової електронної переписки.

Дозуйте кількість смайликів  у тексті, або виключіть їх зовсім

Це принципове правило електронного листування ділових людей.

Не забувайте про електронний підпис

В кінці будь-якого (не тільки першого) листа повинен бути підпис, що містить ПІБ і посаду відправника, його робочі контакти, логотип компанії. Це хороший тон і показник наявності корпоративної культури.

Перечитайте лист  перед відправленням

Виправте помилки. Недбалість не красить ділову людину.

Відповідайте на кореспонденцію протягом 24 годин

Якщо вам необхідно більше часу, варто написати про це протягом доби. Не зайвим буде після відправлення зв’язатися з одержувачем листа і упевнитися, що він його отримав і коли чекати від нього відповіді.

Підтверджуйте отримання листів з вкладеннями

Перевірте, чи коректно вони відкриваються. Зверніть увагу, що керівникам підприємств не варто відправляти ніякі рекламні пропозиції або посилання, що вказують на них (якщо вони не є предметом обговорення).

Використовуйте державну мову

Електронні листи, як і інші офіційні документи державних установ, підприємств та організацій треба писати державною мовою.

Листування закінчує той,  хто його почав

Останній лист відправляє ініціатор листування. Навіть якщо всі питання вже обговорено, напишіть парт­неру слова подяки за ефективну спів­працю та оперативні відповіді. В кінці Ви можете побажати гарного настрою і продуктивного тижня. Однак тільки в тому випадку, якщо у Вас з адресатом тісні і тривалі відносини. У всіх інших випадках, краще вказати: «З найкращими побажаннями». 

За матеріалами інтернет-видань.